Verbouwing locatie Sint-Oedenrode t.b.v. parallel vergaderen gaat fors extra geld kosten
Schijndel - De ontstane behoefte om in toekomstig Meierijstad parallel te vergaderen conform het BOB-model* leidt tot aanpassingen in de locatie in Sint-Oedenrode waar alle vergaderingen gaan plaatsvinden. Om deze aanpassingen te realiseren is een bedrag nodig van 248.000 euro. Ingeschat wordt dat door de multifunctionele rol van de nieuwe ruimten door huur van de locaties voor gelegenheden aan derden dit bedrag drastisch teruggebracht kan worden. Met deze aanpassingen wordt namelijk gelijktijdig gezorgd voor een representatieve ontvangstruimte voor grote en kleine gezelschappen. De kerngroep heeft haar voorkeur uitgesproken om in Meierijstad te gaan vergaderen conform het BOB-model, waarbij het parallel vergaderen optimaal wordt gefaciliteerd. Publiek kan daardoor beter betrokken worden bij de politieke besluitvormingstrajecten. Wat houdt het parallel vergaderen is en waarom is dit nodig. *Het BOB-model beschrijft de drie fasen in een groepsproces (beeldvorming, oordeelvorming, besluitvorming). Een groepsprocesverloopt beter als een groepsgesprek deze fasen volgt.Afbeelding: Resultaat inpassingsstudie huisvestingsonderzoek 2015
Schijndels college
Er werden door de werkgroep Huisvesting en Facilitair 2 modellen uitgewerkt, A en B, waarbij zij, gezien het kostenplaatje, het model A als voorkeur heeft geadviseerd. Vorige week dinsdag 21 juni heeft het Schijndels college ingestemd met het raadsvoorstel daarover en besloten deze door te geleiden naar de raad.
Opdracht
In opdracht van de project Meierijstad is deze Rapportage tot stand gekomen waarin onderzoek wordt gedaan naar het parallel vergaderen voor de toekomstge raad en commissie. Input daarvoor hebben geleverd de Kerngroep, Werkgroep Griffie, de Portefeuillehouders en als betrokkenen de Werkgroep Huisvesting & Facilitair (H&F), Hevo bv, Architectenburo de Twee Snoeken en dateert van 8 juni 2016 .
Aanleiding
In het huisvestingsplan 'huisvesting Meierijstad', waarover de gezamenlijke gemeenteraden in december 2015 hebben besloten, is ook de huisvesting van de gemeenteraad en fracties van de gemeente Meierijstad opgenomen. In de periode tussen het huisvestingsonderzoek en de uiteindelijke besluitvorming is de visie op het raadswerk - en de betrokkenheid van de burger daarbij – verder ontwikkeld. Dit heeft geleid tot een aanvullende vraag om te onderzoeken in hoeverre het parallel vergaderen voor de gemeenteraad en de commissie van de gemeente Meierijstad in het gemeentehuis van Sint-Oedenrode kan worden gefaciliteerd.
Gewijzigd Plan van eisen
De werkgroep vergaderstructuur heeft in opdracht van de kerngroep een gewijzigd Plan van eisen opgesteld. Voor dit programma van eisen is het BOB-model als vergadermodel gehanteerd. Werkgroep H&F heeft het verzoek gekregen om aan de hand van genoemd programma van eisen inzichtelijk te maken wat de mogelijkheden zijn en welke kosten hiermee zijn gemoeid en heeft twee scenario’s uitgewerkt.
Uit het huisvestingsonderzoek 2015 bleek dat het niet mogelijk was om alle ruimtebehoefte in te passen in één van de bestaande locaties. Daarop is voorgesteld om de raad en griffie te huisvesten in de locatie Sint-Oedenrode. Daarmee kan ook het monumentale gebouwdeel dienen als representatieve ontvangstruimte. Tevens biedt het de mogelijkheid om hier vergaderfaciliteiten te realiseren. Immers wat in de avonduren door de fracties wordt gebruikt, kan overdag prima dienstdoen als vergaderruimte.
Scenario’s A en B
In de opdracht is verzocht om in beeld te brengen wat de effecten en mogelijkheden zijn wanneer, conform het Plan van eisen (PvE), de parallel vergaderruimte in Sint-Oedenrode wordt gerealiseerd en de nodige aanvullende maatregelen worden getroffen om het BOB-model optimaal te faciliteren. Dit is uitgewerkt onder scenario A.
Daarnaast is de werkgroep H&F gevraagd om in beeld te brengen wat mogelijk is in de bestaande situatie en welke concessies er in dat geval gedaan worden.
Omdat het BOB-model niet volledig bij de adviseurs bekend is, is het inschatten van de effecten wellicht niet volledig en kan nog aangevuld worden. Deze variant is uitgewerkt onder scenario B.
Scenario A
Dit scenario kent een opwaarderingsslag van de bestaande ruimten in de oudbouw in de vorm van herstel stucwerk en vervanging vloerbedekking. Er wordt gebruik gemaakt van bestaand meubilair uit de huidige vier locaties. Daarnaast wordt een groter aantal bestaande ruimtes ingezet als overlegplek. Tevens worden enkele tussenwanden verwijderd.
Vanwege het gewenste aantal plekken, de relatie met representativiteit én de wens voor flexibilteit wordt de vloerbedekking in de raadzaal vervangen en wordt het meubilair vervangen. Tevens wordt de pui in de raadzaal verwijderd en wordt een panelenwand geplaatst in het verlengde van de hal, die bij speciale gelegenheden opengezet wordt. Door gebruik te maken van los meubilair is het mogelijk om de gevraagde zitplaatsen voor de raadsleden, bestuurders en griffie in twee ringen te positioneren. (de in de tekeningen opgenomen opstelling in de Raadzaal is niet actueel, separaat wordt een aangepaste tekening verstrekt, waarin dit beter tot uiting komt)
Om een tweede grote vergaderzaal dichtbij de raadzaal te faciliteren wordt aan de overzijde van de raadzaal een aantal wanden uitgebroken, zodat een grote ruimte ontstaat met ook hier een panelenwand in het verlengde van de hal. De afwerkingen (plafond, wand, vloer) worden vernieuwd en er wordt los opklapbaar meubilair voorzien, zodat op een eenvoudige manier een grote open ruimte mogelijk is voor speciale gelegenheden. Tevens dient rekening te worden gehouden met brandveiligheidsmaatregelen en het verwijderen van een kluisruimte.
Tussen deze twee ruimten wordt 'ontmoeten' gefaciliteerd. Hierbij kan voor een groot deel gebruik worden gemaakt van bestaande voorzieningen en dient er slechts een kleine opwaardering plaats te vinden.
Voor het realiseren van deze werkzaamheden dient rekening te worden gehouden met de volgende kosten:
Onderdeel (kosten excl. BTW )
- Bouwkosten inclusief staart € 122.000
- Kosten los meubilair € 34.000
- Kosten AV, ICT en Stroomvoorzieningen € 50.000
- Kosten advies werkzaamheden € 30.000
- Onvoorzien (5%) € 12.000
Totaal kosten € 248.000.
Dit is exclusief eventuele (gewenste) aanpassingen aan verwarming, elektra en ventilatie. Wil men dit gedeelte apart verwarmen zal dit mogelijk een aanpassing nog behoeven. In hoeverre er een aanpassing aan ventilatie noodzakelijk is, is niet onderzocht.
Plattegronden scenario A
 |
| Scenario A Vlekkenplan begane grond St. Oedenrode |
 |
| Scenario A Vlekkenplan 1e verdieping St. Oedenrode |
Keuze voor scenario A
Gezien het verschil in kosten adviseert de werkgroep in dat geval om voor scenario A te kiezen. Dat betekent dat een aanvullend krediet gevoteerd moet worden, echter de verwachting is dat de locatie Sint-Oedenrode een dermate multifunctionele rol kan gaan invullen dat huur van externe locaties voor gelegenheden drastisch kan worden teruggebracht.
Dit is een voorlopige conclusie, de werkgroep H&F is echter benieuwd naar de input van de projectgroep, stuurgroep en kerngroep zodat naar een definitief advies kan worden toegewerkt.
In alle gevallen gaan we uit van een representatieve functie voor de huidige B&W kamer, de trouwzaal en de huidige kamer van de burgemeester. Daarnaast wordt ondanks de opdracht voor hergebruik geadviseerd om in de raadzaal eenduidig meubilair toe te passen, zodat een uniforme uitstraling in deze ruimte ontstaat.
Voor de werkplekken van de griffie geldt dat ook deze flexibel bruikbaar zijn.
De complete rapportage over het onderzoek naar het parallel vergaderen van de toekomstige raad en commissie kunt u vinden via deze link (download)
